Nos missions

Le Directeur Général administre par délégation du Président en exercice et sous son autorité, le siège, les services et les établissements de l’association. Il exécute et assure la mise en œuvre de la politique arrêtée par le Bureau et le Conseil d’Administration.

En particulier, le Directeur Général a délégation en matière de :

• Application au sein des établissements et services des orientations associatives
• Contrôle de la conformité des organisations en place au regard des obligations administratives et réglementaires
• Ressources Humaines : chef du personnel de l’association et des établissements rattachés avec la gestion administrative et disciplinaire, recrutement, licenciement (sauf cadres de direction)
• Relations sociales : gestion des IRP (DP, CE, CHSCT, …)
• Hygiène et sécurité : respect des réglementations et obligations en matière de sécurité et conditions de travail, exécution et surveillance du travail
• Gestion comptable et financière : détermination et négociation des budgets, programmes d’investissements, financements, gestion de la trésorerie, comptes administratifs, …
• Représentation auprès des autorités publiques (ARS, Conseil Départemental, Education Nationale, …)
• Définit et met en œuvre la stratégie de développement de l’association

Le Directeur du Siège bénéficie d’une fiche de délégation. Il fait le lien avec les établissements et la Direction Générale, il aide au pilotage organisationnel de manière transversale. Il a également en charge la poursuite de l’audit organisationnel et la mise en place d’une organisation efficiente. Il coordonne et manage l’équipe du siège. Il pilote l’ensemble des fonctions support et assure la réalisation via un plan organisationnel de l’ensemble des missions dévolues au siège associatif.

Les secteurs et missions pilotés par le Directeur du Siège :

Gestion Administrative

• Pilotage des projets de l’association
• Gestion patrimoniale et son suivi
• Coordination des instances
• Lien avec les autorités de tarification
• Management de l’équipe pluri disciplinaire

Contrôle Interne

• Mise en place de procédures et de formulaires homogènes au sein de l’association dans le cadre d’une démarche pilotée par le siège
• Formalisation des procédures administratives et comptables
• Mise en place d’un contrôle interne efficient
• Séparation des tâches

Ressources Humaines

• Mise en place de procédures internes
• Coordination des fonctions RH
• Fiabilisation des processus RH

Informatique

• Centralisation des échanges avec le prestataire informatique

Gestion Budgétaire et Financière

• Contrôle des documents budgétaires et financiers
• Transmission et présentation des rapports financiers
• Suivi des tableaux de bord
• Suivi budgétaire

Qualité, Gestion des Risques et Communication

• Développement d’un site internet
• Elaboration de la politique de communication de l’association
• Remodelage et suivi de la lisibilité de l’association sur les réseaux sociaux
• Définition de la politique qualité et gestion des risques et coordination de celle-ci
• Cartographie des procédures qualité
• Organisation de la formation des personnes à la démarche qualité
• Animation des actions qualité
• Apport aux professionnels des éléments méthodologiques
• Conception et organisation des procédures et méthodes de contrôle qualité
• Audits et analyses des résultats des enquêtes
• Centralisation de l’ensemble des protocoles, procédures et démarches, de leur application et leur suivi
• Informatisation et suivi des EI des établissements

Achats, Travaux, Logistique et Patrimoine

• Elaboration de la politique achat
• Relations avec les fournisseurs et négociations
• Organisation des flux logistiques et de la gestion des stocks
• Contrôle général et permanent sur la logistique des établissements et sur le respect des procédures d’achat
• Audit et suivi du patrimoine de l’association (gestion du patrimoine, programmation et suivi des travaux et entretien)
• Suivi des chantiers, relations avec les entreprises et les cabinets d’architecture et d’engineering
• Sécurité des bâtiments (mise en place des procédures de contrôle, relations avec les commissions de sécurité et suivi des rapports)
• Gestion centralisée des contrats

Comptabilité Générale

• Tenue de la comptabilité du siège
• Contrôle de la saisie comptable en établissement
• Tenue de la comptabilité des établissements hors banque, clients et fournisseurs
• Préparation de la clôture des comptes et classeurs de révision pour l’expert-comptable
• Comptabilité analytique par établissement
• Elaboration Budget, CA, EPRD/ERRD
• Formation des établissements à la comptabilité
• Administration du logiciel
• Relations avec le CAC et les experts comptables

Finance et contrôle de gestion

• Édition des suivis budgétaires et transmission aux directeurs
• Tableaux de bord de gestion (suivi d’activité, nombre de repas, suivi des absences)
• Saisie des indicateurs ANAP
• Contrôle de la correcte affectation budgétaire des postes
• Contrôle de l’affectation analytique du personnel

Investissement

• Saisie des immobilisations
• Elaboration des PPI

Administration du personnel

• Contrôle des EVP
• Elaboration des paies et des soldes de tout compte
• Déclarations sociales et fiscales DSN
• DUE et médecine du travail
• Gestion de la maladie
• Remboursement sécurité social
• Gestion de la prévoyance
• Contrôle URSSAF

Ressources Humaines

• Veille juridique
• Contrats de travail
• Procédures disciplinaires
• Retraites, ruptures conventionnelles
• Election CSE

Planning des établissements

• Elaboration des plannings sur le logiciel pour les établissements
• Modifications de planning
• Saisie et suivi des congés
• Administration de l’outil

Formation

• Elaboration et suivi du plan de formation

Planning des établissements

Référent RGPD

Les missions du secrétariat de direction sont les suivantes :

• Accueil physique et téléphonique des personnes intervenant au siège
• Gestion des agendas de la Direction Générale et de la Direction du Siège
• Réception et traitement des appels téléphoniques et messages électroniques
• Organisation de réunions, visites, conférences, commissions…
• Traitement des courriers, dossiers et documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
• Gestion des dossiers administratifs
• Gestion des instances (convocation, CR, suivi du calendrier…)
• Gestion, diffusion et archivage des notes d’information
• Centralisation des projets de développement de l’association

Ce service est en cours de développement dont les missions seront les suivantes :

• Pilotage de la démarche qualité au niveau associatif et déploiement sur l’ensemble des établissements et services
• Elaboration des processus et rédaction des procédures
• Cartographie des risques
• Soutien méthodologique aux directions d’établissement (projets d’établissement, évaluation interne, préparation évaluation externe, certification, …)
• Animation d’un réseau de « correspondants qualité »
• Suivi de la mise en œuvre effective des plans d’action pour l’amélioration des prestations dans le quotidien des personnes accompagnées
• Centralisation des protocoles
• Mise en place du contrôle interne qualité

De plus, l’association HD2A ne dispose pas de moyens dédiés à la communication à ce jour. Un renfort des moyens du siège est nécessaire afin de valoriser l’image de l’association, redresser son taux d’activité et attirer les talents et les candidats. La communication est une fonction support au développement associatif.

L’association ne disposant pas de site internet, elle n’est quasiment pas présente sur les réseaux sociaux et ne dispose pas de plan de communication. Or, elle se doit d’être visible aussi bien pour se faire connaitre auprès des futurs résidents que pour pallier au manque de personnel, notamment soignant.

Pour nouer des partenariats, ou même rechercher d’autres sources de financement tels que les dons ou mécénat, l’association doit se doter de tels services.

Les missions assurées seront les suivantes :

• Elaboration d’un plan de communication en lien avec la stratégie associative
• Développement du site internet ou intranet
• Mise en place d’actions de partenariat (écoles, Aides à Domicile)
• Organisation d’évènements internes et externes
• Développement du partenariat et mécénat

L’association souhaite développer les missions d’un service achat, logistique, travaux et patrimoine. Les objectifs de ce service sont d’optimiser, de rationaliser et d’harmoniser un certain nombre de contrats et d’achats effectués jusqu’alors par les établissements de manière indépendante et non concertée, tout en bénéficiant de conditions tarifaires plus avantageuses. Au niveau logistique, travaux et patrimoine, ce service serait en charge de la supervision et de la programmation des travaux et serait garant de la sécurité des bâtiments. L’objectif est de bénéficier d’économie d’échelle, de renforcer la sécurité des bâtiments tout en dégageant du temps des directeurs.

Dans ce cadre, le service achat, logistique, travaux et patrimoine serait en charge des missions suivantes :

• Optimisation des ressources des établissements grâce à un effet volume
• Négociation avec les fournisseurs
• Centralisation des achats
• Conseils techniques auprès des directions d’établissement
• Suivi des contrats de maintenance, d’assurance
• Suivi des commissions de sécurité
• Plan de travaux et suivi de chantier, relation avec les AMO
• Assistance à l’élaboration des PPI
• Gestion patrimoniale